بر اساس یک نظرسنجی، 37 درصد از کارکنان جلسات غیرمولد را به عنوان یک ضرر قابل توجه برای سازمان ها مقصر می دانند. در نتیجه بیش از 24 میلیارد ساعت تولیدی از دست می رود. جلسات زمان زیادی را از روتین کارمندان می گیرد، اما اجتناب ناپذیر نیز هستند.
بدترین اتفاقی که می‌تواند بیفتد این است که پس از ساعت‌ها بحث و تبادل نظر، نتیجه عملی به دست نیاید. در نتیجه، منابع شرکت و ساعات کارمند مولد هدر می رود.
برای افزایش همکاری بین تیم های خود و تصمیم گیری موثر، باید یک نقشه راه جلسه داشته باشید.
استراتژی هایی برای موثرتر کردن جلسات شما
به طور متوسط یک جلسه 12 تا 13 دقیقه طول می کشد. در بسیاری از موارد، این زمان برای بحث در مورد نکات کلیدی کافی نیست. افزایش زمان ملاقات به معنای گرفتن بخشی از بهره وری کارمند است.
باید اطمینان حاصل کنید که هر دقیقه ای که در جلسه سپری می شود، نتیجه مفیدی دارد. مدیران و رهبران باید از راهبردهای جلسات زیر برای برگزاری جلسات موثر استفاده کنند
- اهداف و مقاصد را برای جلسه ایجاد کنید
اولین قدم قبل از فراخوان جلسه، ایجاد دستور کار است. بهتر است دلیل نیاز به قرار ملاقات را مشخص کنید. به محض اینکه دلایل خوبی دریافت کردید، چراغ سبز خواهید داشت.
چه جلسه برای بحث در مورد پیشرفت کار یا بحران های شرکت باشد، بهتر است اهداف از پیش تعیین شده و آنچه می خواهید از جلسه به دست آورید داشته باشید.
مدیران همچنین می توانند بدون انحراف از اهداف جلسه، یک دستور کار ایجاد کنند و تمام اهداف لازم را پوشش دهند. پس از نهایی شدن دستور جلسه، آن را بین شرکت کنندگان منتخب توزیع کنید.
- افراد مناسب را دعوت کنید
شرکت کنندگان در جلسه را می توان به دو گروه تقسیم کرد. کسانی که مستقیماً در دستیابی به اهداف مشارکت دارند (مدیران و رهبران تیم) و سهامداران یا مشارکت کنندگان (اعضای تیم). هر گونه حضور خارجی غیر ضروری است.
فرض کنید دستور جلسه “بودجه برای سرمایه گذاری های آتی” است، فقط از رئیس امور مالی و اعضای تیم دعوت کنید. هر شخص دیگری که با دستور جلسه ارتباط نداشته باشد، چرخ سوم است.
شرکت کنندگان غیر ضروری وقت شما را تلف می کنند. آنها هیچ اطلاعات قبلی در مورد دستور جلسه ندارند.
- استفاده از ابزارهای نقشه برداری ذهنی
نقشه ذهنی روشی موثر برای بحث درباره یک ایده و کشف احتمالات جدید مرتبط با آن است. جلسات کاری می توانند از یک سازنده نقشه ذهنی بسیار سود ببرند. مدیران می توانند از ابزارهای نقشه برداری ذهنی برای مزایای زیر استفاده کنند
- مدیران و رهبران می توانند ارائه های جذابی برای جلسه ایجاد کنند. مشارکت مخاطب برای دستیابی به یک نتیجه مثبت جلسه بسیار مهم است
- جلسات منظم PPT ممکن است چند دقیقه یا حتی ساعت ها طول بکشد تا در مورد این طرح بحث شود. نقشه ذهنی به شما امکان می دهد جلسات طولانی را در چند دقیقه بدون از دست دادن جزئیات مهم و ماندن در دستور کار جلسه پوشش دهید
- نقشه های ذهنی تخصیص وظایف را بدون مشکل می کند. اعضای تیم و رهبران می توانند مسئولیت های خود را بدون توضیحات پیچیده بدانند
- جلسات می توانند دستور کار را به ترتیب و ساختار منطقی با نقشه های ذهنی مورد بحث قرار دهند
- حواس پرتی / اختلالات را به حداقل برسانید
حواس پرتی منجر به کاهش بهره وری می شود. در طول جلسات، عوامل زیادی می توانند باعث حواس پرتی شوند، عناصر را شناسایی کرده و قبل از جلسه اقدام کنند. برای شناسایی عوامل حواس پرتی که ممکن است وقت شرکت کنندگان را تلف کند، آزمایش ها و دموهای قبل از جلسه را انجام دهید.
این احتمال وجود دارد که اتصال به اینترنت، برق یا سایر خطاهای فنی در طول جلسه رخ دهد و رفع آن زمان قابل توجهی را ببرد. همچنین هنگامی که با مدیران سطح C یا مدیریت ارشد مانند مدیر عامل یا مدیر مالی شرکت می کنید، می تواند تصویر بدی ایجاد کند.
- مدیریت زمان
مدیریت زمان برای صرفه جویی در وقت ارزشمند شرکت کنندگان بسیار مهم است. همچنین بهره وری و کارایی کارکنان را افزایش می دهد. علاوه بر این، این مسئولیت مدیر و منابع انسانی است که اطمینان حاصل کند که شرکت کنندگان به زمان جلسات به عنوان بخشی از نظم و انضباط سازمانی پایبند هستند.
زمان پول است، به این معنی که اتلاف وقت منجر به زیان مستقیم برای سازمان می شود. چه جلسه دیر شروع شود و چه دیر پایان یابد، برنامه و بهره وری تیم را به خطر می اندازد. رویکرد ایده آل این است که زمان ملاقات را به حداقل برسانید و با استفاده از ابزارهایی مانند نقشه ذهنی آن را کارآمد نگه دارید.
- یک ناظر تعیین کنید
به عنوان یک مدیر، در حال حاضر کارهای زیادی برای انجام دادن دارید. حجم کار احتمالاً بر کیفیت جلسه تأثیر می گذارد. شما می توانید فردی با مهارت های رهبری خوب را به عنوان مدیر جلسه پیدا کنید.
ناظم می تواند به طور مؤثر جلسه را با شرایط لازم به موقع اجرا کند و به شما امکان می دهد بهره وری بیشتری داشته باشید. با این حال، مجری باید بداند که چگونه جلسات مؤثری را برگزار کند و اطمینان حاصل کند که آنها از دستور کار پیروی می کنند.
برنامه بازاریابی دیجیتال را دریافت کنید…
با یک سفر ارزش مشتری که به طور استراتژیک رابطه ای با مشتریان بالقوه جدید ایجاد می کند و آنها را به مشتریان وفادار و تکراری تبدیل می کند. اینجا را فشار دهید
مدیران همچنین می توانند یک دفترچه یادداشت اختصاص دهند که بر ایجاد یادداشت برای شرکت کنندگان تمرکز دارد. همه می توانند بدون یادداشت برداری مکرر روی دستور جلسه تمرکز کنند. این کار بعد از پایان جلسه هیچ سودی برای دستور کار جلسه نخواهد داشت و باعث کاهش حواس پرتی می شود.
- یک جلسه پرسش و پاسخ راه اندازی کنید
بسیاری از شرکت کنندگان در جلسه سوالات یا سوالاتی خواهند داشت. اما اگر در حین جلسه به آنها اجازه سؤال بدهید، باعث وقفه های مکرر می شود و آراستگی جلسه به هم می خورد.
دستورالعمل جلسه باید زمان مشخصی برای جلسه پرسش و پاسخ داشته باشد. این معمولاً پس از بحث در مورد نکات اصلی برای صرفه جویی در زمان و معنادارتر شدن جلسه اتفاق می افتد.
- برخوردها زمانی پایان می یابند که به هدف برسیم
باید بدانید چه زمانی جلسه را پایان دهید. اگر اهداف مورد نظر محقق نشود یا شرکت کنندگان فاقد بینش معنادار باشند، اتلاف وقت است.
در کنار اجرای سایر روش ها، زمانی جلسه را خاتمه دهید که شرکت کنندگان اطلاعات مورد نیاز خود را داشته باشند و اهداف مورد نظر جلسه مطابق دستور جلسه محقق شده باشد.
جلسات کمتر اما موثرتری برگزار کنید
جلسات کمتری داشته باشید و کارهای بیشتری انجام دهید. هدف شما این است که سازمان را تا حد امکان سازنده کنید. جلسات زمان زیادی می برد
با پیروی از روش های فوق، می توانید جلسه را طبق برنامه و در عین حال صرفه جویی در هزینه و زمان نگه دارید.
